第一章 总 则
第一条 为了进一步加强我校档案管理工作，有效的保护和利用档案，为学校建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合我校档案工作实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是办好学校重要的基础性工作，
是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的重要事业。因此，必须加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校整体发展规划，根据档案工作发展的需要，落实档案机构、档案用房、人员编制、设施和经费，保障档案工作的正常开展。
第四条 学校档案工作由教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第五条 校长是学校档案管理第一责任人，学校档案工作在校长统一领导下进行，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第六条 学校档案工作实行集中统一管理、确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用和保守国家秘密的原则。
第二章 机构设置与人员配备
第七条 学校成立档案工作委员会，由校领导兼任主任，学校办公室主任担任副主任，综合档案室主任具体负责对全校档案工作的监督、检查、指导与协调。
第八条 学校设综合档案室。综合档案室具有对学校档
案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用的两种职能。
学校的附属单位（如医院、校办企业等）的档案工作由附属单位领导，同时接受学校综合档案室的监督与指导。学校可根据需要要求他们向综合档案室移交档案。
第九条 学校综合档案室的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，组织编辑出版档案史料和参考资料，多形式、深层次地开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校专兼职档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；
（十）完成上级部门和领导交办的任务。
第十条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十一条 学校综合档案室设主任一名，由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有组织管理能力和开拓创新精神、学历在本科以上、身体健康的人员担任。
第十二条 综合档案室主任岗位职责：
（一）认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规。
（二）按照综合档案室的职责范围，主持综合档案室的全面工作。
（三）负责拟订学校档案工作计划、规划，进行学期或年度的学校档案工作总结和本馆工作总结，拟制档案工作的各项规章制度、管理办法，并认真组织实施。
（四）组织实施综合档案室档案工作的标准化、规范化、现代化管理；监督、指导校属各单位的档案业务工作。
（五）对综合档案室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，督促并要求其按计划完成任务。
（六）规范内部管理，严格遵守各项规章制度；定期召开会议，传达上级会议精神，讨论、布置、检查、总结工作。
（七）抓好综合档案室人员的思想教育和作风建设，解决他们的实际困难，不断提高他们的政治素质、工作质量和工作效率。
（八）组织综合档案室人员参加档案业务学习和学术研究活动，提高档案人员的业务素质；负责综合档案室人员的业务指导；组织专兼职档案员的业务培训。
（九）抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作，编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。
（十）负责接待、处理来信来访和对外业务联系。
（十一）定期向分管领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。完成学校领导交办的其他工作任务。
第十三条 综合档案室工作人员岗位职责：
（一）认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校和综合档案室的一切规章制度。
（二）热爱本职工作，忠于职守，坚持原则，严守党的机密。
（三）积极参加政治、业务学习及学会学术研究活动，刻苦钻研业务，不断提高政治素质、档案管理水平和工作能力。
（四）负责分管档案材料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用、编研及计算机管理。
（五）指导校属各单位档案材料的收集、积累、分类、立卷、归档工作，并做好档案的接收工作，办好移交手续。
（六）服从工作安排，完成本职工作及领导交办的其他工作任务。
第十四条 建立档案工作网络。学校各二级单位应把档案工作列入本部门议事日程和目标责任制，切实加强领导和管理。必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并视情况配备1～2名兼（专）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。
第十五条 各二级单位分管档案工作的领导职责：
（一） 组织本单位人员学习、宣传、贯彻档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。
（二）加强与综合档案室的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证本单位归档材料的完整、准确、系统，案卷质量符合要求，归档及时。
（三）制定本单位档案工作的管理制度，对本单位的专兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。
第十六条 各二级单位专、兼职档案员岗位职责：
（一）执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校档案工作的规章制度。
（二）认真做好平时归档工作，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，合理分类存放。
（三）负责本单位各类文件材料的收集、积累、保管、整理立卷、归档工作，保证归档材料的齐全、完整、准确，案卷质量符合要求。
（四）主动接受综合档案室的业务指导和监督检查，将应归档的材料按要求向综合档案室移交归档。
（五）努力钻研业务，积极参加综合档案室组织的业务学习和有关活动，不断提高档案工作管理水平。
（六）完成综合档案室布置的工作任务。
第十七条 学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职
人员属于档案工作技术人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十八条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章 档案管理
第十九条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第二十条 学校当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第二十一条 学校档案实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校综合档案室移交。
第二十二条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第二十三条 档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，校建设办应从基建总投资中扣留5%的基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后退还。
第二十四条 学校对建设工程、科技研究、技术改造、重要设备（含更新）等项目的验收、鉴定时，有关职能部门或业务主管部门必须通知学校综合档案室派人参加，并会同学校综合档案室对应归档的文件材料加以审查，签署验收归档意见。
未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收、鉴定和报奖。
第二十五条 学校综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。学校档案的分类方案，原则上按原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》执行，具体操作见《湖南中医药大学档案实体分类法》。
第二十六条 学校综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十七条 学校综合档案室应当采用先进的档案保
护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十八条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校综合档案室保存。
第二十九条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
第三十条 学校综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
第三十一条 学校综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第三十二条 学校综合档案室按照国家有关规定公布档
案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第三十三条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十四条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经
综合档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档
案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十五条 学校综合档案室提供利用的重要、珍贵档
案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经综合档案室负
责人批准。
加盖学校综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十六条 学校档案开放设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则（DA/T18-1999）
执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十七条 学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。
学校综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校综合档案室应当无偿和优先提供。
第三十八条 寄存在学校综合档案室的档案，归寄存者所有。学校综合档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十九条 学校综合档案室应当积极开展档案的编
研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同
意，并报请校长批准。
第四十条 学校综合档案室应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。
第五章 条件保障
第四十一条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十二条 学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第四十三条 学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第四十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室
的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十五条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第四十六条 本办法自发布之日起施行，由学校综合档案室负责解释。
