本站首页 | 关于两办 | 支部建设 | 校内发文 | 信息动态 | 办公指南 | 工作职责 | 一周工作安排 
现在是:
相关文章
读取内容中,请等待...
站内检索  
 
当前位置: 本站首页>>办公指南>>正文
 
湖南中医药大学档案管理办法
2015-12-17 14:55   审核人:

第一章    

第一条  为了进一步加强我校档案管理工作,有效的保护和利用档案,为学校建设和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《湖南省档案管理条例》等法律法规,结合我校档案工作实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案工作是办好学校重要的基础性工作,

是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,是维护学校历史真实面貌的重要事业。因此,必须加强对档案工作的领导和管理,把档案工作纳入学校整体发展规划,根据档案工作发展的需要,落实档案机构、档案用房、人员编制、设施和经费,保障档案工作的正常开展。

第四条  学校档案工作由教育行政管理部门和有关业务主管部门领导,接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第五条 校长是学校档案管理第一责任人,学校档案工作在校长统一领导下进行,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展; 

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。  

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条  学校档案工作实行集中统一管理、确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用和保守国家秘密的原则。

第二章  机构设置与人员配备

第七条  学校成立档案工作委员会,由校领导兼任主任,学校办公室主任担任副主任,综合档案室主任具体负责对全校档案工作的监督、检查、指导与协调。

第八条  学校设综合档案室。综合档案室具有对学校档

案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用的两种职能。

学校的附属单位(如医院、校办企业等)的档案工作由附属单位领导,同时接受学校综合档案室的监督与指导。学校可根据需要要求他们向综合档案室移交档案。

第九条  学校综合档案室的管理职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,组织编辑出版档案史料和参考资料,多形式、深层次地开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校专兼职档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动;

(十)完成上级部门和领导交办的任务。

第十条 学校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 学校综合档案室设主任一名,由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有组织管理能力和开拓创新精神、学历在本科以上、身体健康的人员担任。

第十二条 综合档案室主任岗位职责:

(一)认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规。

(二)按照综合档案室的职责范围,主持综合档案室的全面工作。

(三)负责拟订学校档案工作计划、规划,进行学期或年度的学校档案工作总结和本馆工作总结,拟制档案工作的各项规章制度、管理办法,并认真组织实施。

(四)组织实施综合档案室档案工作的标准化、规范化、现代化管理;监督、指导校属各单位的档案业务工作。

(五)对综合档案室人员进行合理分工,随时掌握工作情况,督促并要求其按计划完成任务。

(六)规范内部管理,严格遵守各项规章制度;定期召开会议,传达上级会议精神,讨论、布置、检查、总结工作。

(七)抓好综合档案室人员的思想教育和作风建设,解决他们的实际困难,不断提高他们的政治素质、工作质量和工作效率。

(八)组织综合档案室人员参加档案业务学习和学术研究活动,提高档案人员的业务素质;负责综合档案室人员的业务指导;组织专兼职档案员的业务培训。

(九)抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作,编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。

(十)负责接待、处理来信来访和对外业务联系。

(十一)定期向分管领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。完成学校领导交办的其他工作任务。

第十三条  综合档案室工作人员岗位职责:

(一)认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校和综合档案室的一切规章制度。

(二)热爱本职工作,忠于职守,坚持原则,严守党的机密。

(三)积极参加政治、业务学习及学会学术研究活动,刻苦钻研业务,不断提高政治素质、档案管理水平和工作能力。

(四)负责分管档案材料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用、编研及计算机管理。

(五)指导校属各单位档案材料的收集、积累、分类、立卷、归档工作,并做好档案的接收工作,办好移交手续。

(六)服从工作安排,完成本职工作及领导交办的其他工作任务。

第十四条  建立档案工作网络。学校各二级单位应把档案工作列入本部门议事日程和目标责任制,切实加强领导和管理。必须有一名负责人分管该部门的档案工作,并视情况配备12名兼(专)职档案人员,负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第十五条  各二级单位分管档案工作的领导职责:

(一) 组织本单位人员学习、宣传、贯彻档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每季度或每学期研究一次档案工作。

(二)加强与综合档案室的联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证本单位归档材料的完整、准确、系统,案卷质量符合要求,归档及时。

(三)制定本单位档案工作的管理制度,对本单位的专兼职档案员提出具体要求,并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十六条  各二级单位专、兼职档案员岗位职责:

(一)执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校档案工作的规章制度。

(二)认真做好平时归档工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,合理分类存放。

(三)负责本单位各类文件材料的收集、积累、保管、整理立卷、归档工作,保证归档材料的齐全、完整、准确,案卷质量符合要求。

(四)主动接受综合档案室的业务指导和监督检查,将应归档的材料按要求向综合档案室移交归档。

(五)努力钻研业务,积极参加综合档案室组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作管理水平。

(六)完成综合档案室布置的工作任务。

第十七条  学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职

人员属于档案工作技术人员,实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十八条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第三章  档案管理

第十九条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第二十条 学校当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第二十一条 学校档案实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”:纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校综合档案室移交。

第二十二条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

第二十三条 档案材料归档时间为:

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档,校建设办应从基建总投资中扣留5%的基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后退还

第二十四条  学校对建设工程、科技研究、技术改造、重要设备(含更新)等项目的验收、鉴定时,有关职能部门或业务主管部门必须通知学校综合档案室派人参加,并会同学校综合档案室对应归档的文件材料加以审查,签署验收归档意见。

未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行项目竣工验收、鉴定和报奖。

第二十五条 学校综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。学校档案的分类方案,原则上按原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》执行,具体操作见《湖南中医药大学档案实体分类法》。

第二十六条 学校综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十七条 学校综合档案室应当采用先进的档案保

护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十八条 学校与其他单位分工协作完成的项目,学校综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交学校综合档案室保存。

第二十九条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第三十条 学校综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。

第三十一条 学校综合档案室应当认真执行档案统计报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第三十二条 学校综合档案室按照国家有关规定公布档

案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第三十四条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经

综合档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档

案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第三十五条 学校综合档案室提供利用的重要、珍贵档

案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经综合档案室

责人批准。

加盖学校综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十六条 学校档案开放设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则(DA/T18-1999

执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三十七条 学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

学校综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学校综合档案室应当无偿和优先提供。

第三十八条 寄存在学校综合档案室的档案,归寄存者所有。学校综合档案室如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十九条 学校综合档案室应当积极开展档案的编

研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同

意,并报请校长批准。

第四十条 学校综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第四十一条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第四十二条 学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十三条 学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第四十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室

的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十五条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第四十六条 本办法自发布之日起施行,由学校综合档案室负责解释。

上一条:湖南中医药大学办公办事流程
下一条:湖南中医药大学归档文件整理规则实施办法
关闭窗口

关于我们 | 反馈留言 | 帮助信息

Copyright © 湖南中医药大学  党委(学校)办公室
地址:湖南省长沙市岳麓区含浦科教园学士路300号 邮政编码:410208 电话:0731-88458000