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湖南中医药大学归档文件整理规则实施办法
2015-12-17 14:54   审核人:

第一条  为适应档案管理现代化需要,规范我校归档文件整理方法,依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000)和湖南省《归档文件整理规则》实施细则,结合我校实际,制定湖南中医药大学《归档文件整理规则》实施办法。

第二条  本《办法》适用于我校在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件及电子文件材料的整理。

第三条  归档的文件材料应收集齐全完整,于次年6月底以前归档。

第四条  归档文件的整理,应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

第五条  归档文件的整理,按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。

第六条  归档文件的整理,以件为单位进行,一般以一份文件为一件:

(一)   文件的正文与底稿合为一件;

(二)原件与复制件合为一件;

(三)转发文与被转发文合为一件;

(四)正文与附件合为一件;

(五)同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函

与复函各为一件,跨年度的各为一件;

(六)文件处理单与相关文件合为一件;

(七)不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,

外文本在后;

(八)报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、

审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法,一个自然本(册)为一件。

第七条  我校内部机构多,分工较细,文件材料产生量大,因此采用“年度— 机构(问题)—保管期限”分类法。归档文件的整理,按下列步骤进行分类:

(一) 分年度:将归档文件按其形成年度分开;

(二) 分实体:将同一年度的归档文件按机构(问题)

分开;

(三) 分保管期限:将同一年度、同一机构(问题)的归档

文件按永久、30年、10年三种保管期限分开;

条八条  归档文件应逐件装订:

(一)   保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物;

(二)   成册的文件材料,(如会议记录、名册、报表等)

可保持原貌;

(三)列为10年保存的文件及已装订成册的刊物、书籍

等不必拆开重新装订。

第九条  归档文件的排序方法:

(一)   将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列。

(二)   同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重

要程序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面,具体业务工作形成的文件材料排在后面。

第十条  会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。

第十一条  归档文件的编号

每件文件材料分别编写页号,正面编在右上角,背面有文

字图表的编在左上角。归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号,在文件首页上端的空白盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构(问题)六项内容(式样见附件1)。

(一)全宗号:“ 1(湖南中医药大学)

(二)年度:文件的形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“ 2010

(三)保管期限:盒内文件所属保管期限,以汉字全称表示,如“永久、30年、10年”。

(四)件号:文件的排列的顺序号。其编制方法是:在分类方案最低一级类目内,按文件的排列顺序,从1开始标注。

(五)机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或代号。

第十二条  编制归档文件目录

(一)归档文件在分类、排列、编号以后,以件为单位编制目录。

(二)归档文件目录为A4竖式,项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项(式样见附件2)

(三)归档文件目录的填写要求:

1.件号:就是文件的排列的顺序号,与归档章上的件号相同;

2.文号:文号即文件发文字号,填写时应照实抄录,不能有任何省略或改动;

3.责任者:即发文机关;

4.题名:一般情况下,照录文件题名,不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并外加“[ ]”以示区别。此外,有些归档文件的附件独立性强,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规则,或者附件是正文的重要补充和说明,在这种情况下,如将正件、附件作为一个整理单位(件),应在正件题名后抄录附件题名,外加“()”号。

5.日期:即文件的形成日期(或生效日期)。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日,如 2010 915 ,标准格式为20100915

6.页数:以件为单位填写总页数;

7.备注:用于填写归档文件需要说明的各种情况,包括密级、缺损、销毁等。

(四)归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(式样见附件3)。

第十三条  归档文件的装盒:将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。

(一)全宗号:可省略不填。

(二)年度:填写文件里所保存文件的年度与外面的要一致起来,禁止跨年度装盒,如果装不满,用薄盒。有 20毫米 30毫米 40毫米 三种厚度。

(三)保管期限:不同保管期限的“件”不应放入同一盒内。

(四)机构(问题):与文件上所填的机构(问题)相同。

(五)起止件号:填写第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”连接。

(六)盒号:是文件材料的装具。统计单位以“件”为单位。 盒没有起到卷的作用。是所有年度的大的流水。

特别注意:装盒时不要把里面的文件放错了,借阅后也要放好,否则以后就找不到文件了。

(七)备考表:是对盒内文件情况的说明:对本文件情况的说明,在归档前或归档时对文件的完整、准确、系统或缺损情况的说明;文件存放一定时期后对第二次鉴定文件情况的说明。一般情况下可不填。填写整理人、检查人即可(式样见附件4)。

第十四条  归档文件的移交。学校各立档单位分管负责本单位的归档工作;各单位兼职档案员在完成上述工作后负责向学校综合档案室移交档案并办理交接手续。

第十五条  学校综合档案室负责对归档档案进行科学排架。

附件:1.归档章填写内容式样

     2.归档文件目录

     3.归档文件目录封面

     4.备考表


附件1

归档章填写内容式样

 
 

全宗号

 
 
 

 

 
 
 

室编件号

 
 
 

机构(问题)

 
 
 

保管期限

 
 
 

馆编件号

 


附件2

归 档 文 件 目 录

年度:                       保管期限:                    机构(问题):人事处

 
 

件号

 
 
 

责任者

 
 
 

 

 
 
 

       

 
 
 

日期

 
 
 

页数

 
 
 

备注

 
 
 

1

 
 
 

人事处

 
 
 

校行人字[2007]

 

13

 
 
 

关于设立康复医学教研室的通知

 
 
 

20070705

 
 
 

3

 
 
 

 
 
 

2

 
 
 

 
 
 

 
 
 

(请参照模板格式录入)

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

3

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

4

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

5

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

6

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

7

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

8

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

9

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

10

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 
 
 

 


附件3

归档文件目录

全宗名称  湖南中医药大学

        2011      

保管期限     永久      

                   

(问  题)

(请参照模板格式录入)


附件4

           

 
 

 

 

盒内文件情况说明

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

整理人:

 

检查人:

 

                                           

 
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